1. 上手くメールで伝えるために
2. 効率的にメールを活用するために

1. 上手くメールで伝えるために

1-1.メールを書きはじめる前に

• メールが最善の手段か確認

  • 複数の手段を検討して、メールに限らず「メール、のち電話でフォロー」や「対面のほうが良い→メールはミーティング依頼と趣旨・概要説明にとどめる」などの選択肢も考慮しながら、状況や目的に応じた最善のコミュニケーション手段を選びます。

• 送信相手の立場、知識がどこまで共有できているか再確認

  • （慎重に書くべき内容のメールや、例え社内であってもつき合いの浅い相手にメールする場合）自分が伝えたい事項に関して専門用語を使って互いに会話できるのか、最新の状況を把握しているか、決定権を持っているか等、送る相手のことを思い出して、配慮すべき点を考えます。

1-2.メールを書く

• 宛先は最初に書かない

  • 本文を書き上げた勢いで、見直しをしないまま送信ボタンを押してしまわないよう、宛先は送信直前に書きます。

• (内容が複雑なメールを書く場合)件名も最初に書かない

  • 書きたい内容がまとまっていない場合、件名は本文が書き上がってから書く方が良いでしょう。
  • 件名には、【報告】【依頼】【期限：10/1】など、要件を明記します。「ご相談があります」といった曖昧な件名はあまり好まれないようです。

• テキストエディターで書く

  • メールソフトよりも、動作が安定しているテキストエディターを使って書くと、書いたものが突然消えてしまうハプニングを回避したり、メールソフトにコピー＆ペーストの作業をする前にしっかり見直しをするよう、自分自身を習慣づけられる利点があります。

• 伝えたい要点を最初に箇条書きにする

  • 箇条書きにした項目を、起承転結や優先度を考えながら、書き出した順番から伝えたい順番に入れ替えます。その後、箇条書きを場合によっては本文内に残したまま、あるいは項目ごとに詳細を付け加えていくスタイルで本文を書きます。最初に書き出すことで、伝えたいことが整理されて書きやすくなったり、抜け漏れが減るという利点があります。

• 敬称と挨拶

  • 敬称の「様」をひらがなで「XX さま」と書くことで漢字より柔らかい印象になるように工夫できます。
  • 挨拶をしっかり選ぶことも重要です。例えば、つき合いのない相手から「お世話になっております」と言われて違和感をおぼえる人もいます。また、事実はどうであれ「ご無沙汰しています」と書くことで、ご無沙汰している事実が露呈され、なんとなく互いに距離があることを意識してしまったりする可能性もあります。間柄が許せば、「こんにちは」や季節などの世間話から書き始めたほうが、スムースなやりとりにつながるかもしれません。

• 最初の数行

  • メールを相手が開いた時に、下にスクロールしなくても“何のためのメールか”が伝わる一文を書きます。この一文、例えば、“お願いがあること”や、“〜までに回答が欲しい”（報告ならサマリーや結論）は、このメールを受け取った相手からどんな返信が欲しいのか（YES/NOなのか、意見や情報なのか）を考えると書きやすいです。こうすることで、何が最も重要なのかが一番最初に伝わるので、あなたのメールが「読まれたけどそのままにされる」確率は減るでしょう。

• 読みやすく、わかりやすく書く

  • 相手を配慮して言葉を選び、漢字や横文字が多くなりすぎないように気をつけます。改行や記号、符号、箇条書き、添付ファイルや参照としてのURL、（賛否ありますが）HTMLメール書式での文字装飾や画像挿入などが活用できます。
  • また、同じ行数でも「長い」と感じるメールとそうでないものがあります。しかし、長くて読みづらいメールを好きな人はいません。メールを書き終えたら見直しの段階で、どの情報（名詞）が、そのメールに不可欠なのかをチェックし、不要な情報は段落ごとばっさり削除することも時には必要でしょう。

• 5W1Hを書く

  • 5W1Hがないと、要点や情報が伝わっても、熱意や依頼の必要性、情報の重要性や状況が伝わらず、期待する反応が得られなかったり、人に迷惑をかけてしまう場合があります。
  • 極端な例ですが、面識のない人から突然「XXさん　XXさんのお仕事について話を伺いたいので来週お時間いただけませんか」と言われるのと、「XXさん　私は□□大学＝＝学部の3年生で、 XXさんの後輩に当たります。来月XXさんが勤めている◇◇社の採用試験を受けたいと考えていて、XXさんのお仕事についてお話を伺いたいので来週お時間いただけませんか」と言われるのは、随分話が違って聞こえますよね。
  • 面識がなかったり、つき合いが浅かったりする相手には、興味や好意を持ってもらえるような情報を書き添えることも重要です。
  • あるいは、自分が何か依頼を受け取って、「できます」と返信しても、期限がどちらからも提示されていなければ、相手は“いつできあがるんだろう”とか “本当にできるんだろうか”とヤキモキするかもしれません。
  • また、「できない」とだけ返信するのと「今はXXがあるのでできないですが、2週間待ってくれればできます」と返信するのでは、その後の状況が全く異なるものになるでしょう。

2. 効率的にメールを活用するために

2-1.円滑にやり取りを進める

• 一次レス
  • 受け取ったメールの返信を見てすぐに書けるとは限りません。誰かに聞かないとわからなかったり、考える時間や調べる時間が欲しかったりすることもしばしばあります。1 通のメールに1回しか返信をしてはいけないというルールはありません。メールの特性を活かして、まずは“相手が期待する返信を準備するまでにどのくらい時間がかかるのか”を伝える返信をすることも、メールで円滑に物事を進める工夫と言えます。

• 署名
  • 署名には、名前のふりがな（ローマ字）やメールアドレス以外の連絡先を書いておきます。こうすることで、例えばやりとりの途中で相手が電話でフォローしたいと思ったときにも、あなたの名刺を探すことなく連絡できるので、タイムロスが生まれません。メールを直接効率化するわけではありませんが、コミュニケーションの効率化の工夫と言えるでしょう。

2-2. 時間を有効活用する

• 時間を短縮
  • メールを書くのに時間がかかる、と感じている方は特に自分がメールにどれくらいの時間を費やしているのかを計ってみてください。どんなメールを書く時に時間がかかるのかをまず知ってから、時間を意識しつつ、ここで紹介している TIPSを使えば、少しずつ時間を短縮できるはずです。

• 辞書登録の活用
  • 「よろしくお願いします。」や「XX株式会社の○○です。」といった定型語句や名前は、日本語入力システムに登録しておくと便利です。可能な場合は、慣れている日本語入力システムを自宅と会社で揃えることも大事です。

• テンプレートの利用
  • 定期的に出す必要のあるメールなどは、内容やメールのフォーマットをテンプレートを使って用意しておきます。「＝＝様　いつも大変お世話になっております。XX株式会社○○でございます。」などの文をテンプレート化することも効率的です。
  • ただし、何度かやりとりをするうちにあなたがテンプレートを使って“いつも大変お世話になっております”と書いていることに相手が気づいて、不快感を覚えることもありますので、利用する際は注意した方がよいでしょう。

• テーマ：伝える力〜メールのコミュニーケーションで伝え上手になる〜
• 背景と目的：メラビアンの法則によれば、対面式のコミュニケーションのメッセージに込められた意味・内容伝達の割合は、その55%が「身体言語（ボディランゲージ・視覚）」、38%が「声のトーンと口調」を占め、残りの7%が「言葉」だという。対面では伝達内容の9割以上が非言語情報に依存するというこの説の一方で、「言葉」だけでコミュニケーションを取るメールでは、その特性から相手の反応に合わせた臨機応変な対応ができないがゆえ、時間を過度にかけ過ぎてしまったり、ニュアンスを文字で伝えようとしたり、急いだがゆえにコミュニケーションミスや誤解を起こしてしまったりすると考え、メールに焦点を置きました。 ワークショップを通じてメール作成に費やす時間を意識しながら、留意・配慮すべきことや効率化の工夫を学ぶことで、伝える力を身につけることを目的としました。

ワークショップの内容

1. 事前課題として塾生が書いたメールへの判定を通じて塾生が自分の課題を認識し、「伝える」とは「情報の正確な伝達」だけではないことを知る
2. 時間制限を設け、お題に基づいて実際にメールを書くことで、時間を意識する
3. メールを使う上で気をつけていることや行っている工夫を参加者全員で共有

ワークショップの様子

セッション1「はじめに」

セッション2「伝わるかな？」

1. 5W1H/事実情報が正確に伝わったか
2. 依頼・意図が理解できたか
3. 熱意・感情が伝わり、この依頼を受け入れようと思ったか

セッション3「みんなのメール量とメールにかける時間」

セッション4「メールTIPSの共有」

セッション5「まとめとふりかえり」

まとめ

テーマ「伝える力」に関して

ワークショップの当番として準備を通じて得たもの